I MILIONARI USANO QUESTO STRUMENTO PER RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI

La matrice che trovi sopra è uno degli strumenti più usati dai milionari per raggiungere un’alta produttività e sai perché?
Ti aiuta a distinguere ciò che è importante per TE da ciò che lo è per gli altri, aspetto vitale per evitare che la tua energia, il tuo tempo e le tue risorse vengano prosciugate dagli obiettivi degli altri piuttosto che dai TUOI.
Ciò che è importante per gli altri, infatti, spesso ci viene presentato come qualcosa di urgente, che va risolto subito e a cui quindi non possiamo dire di “no”.
Dì la verità quante volte ti ritrovi in questo tipo di dinamica?
Così a furia di dire subito SI alle richieste altrui, rallentiamo il nostro lavoro e finiamo per arrivare a fine giornata con la sensazione frustrante di “non aver fatto niente”.
Si narra che Eisenhower, 34° presidente degli Stati Uniti, quando era generale comandante delle forze alleate in Europa nella seconda guerra mondiale, dividesse il suo tavolo in quattro settori, dove collocava:
  • le pratiche che doveva sbrigare assolutamente lui,
  • quelle che poteva delegare ad altri,
  • quelle che poteva rimandare o eliminare.
Il suo motto era: “ CIO’ CHE E’ IMPORTANTE RARAMENTE E’ URGENTE, CIO’ CHE E’ URGENTE RARAMENTE E’ IMPORTANTE ”.
Nella gestione del tempo e nella scelta delle priorità chi vuole gestire bene per avere successo usa questo metodo detto appunto matrice di Eisenhower, o matrice urgente/importante. Nella prassi organizzativa di moda negli ultimi tempi si privilegia l’urgenza, spesso a scapito dell’importanza di ciò che conquista la precedenza. Stephen Covey nel suo libro Sette regole per avere successo, presenta il modello in modo approfondito e spiega come separare l’urgente dal pianificato e l’importante dal superfluo.
rcd-urgente-importante-matrice-eisenhowerLa matrice è divisa in quattro quadranti:
  1. Crisi: urgente e importante
  2. Qualità: importante e non urgente
  3. Inganno: urgente e non importante
  4. Spreco: non importante e non urgente

  • Le cose importanti e impellenti, che devi fare assolutamente tu, che altrimenti bloccano processi e generano ulteriori problemi, dovrebbero ridursi a situazioni di crisi, di emergenza, perché se hai ben pianificato dovresti avere le tue attività ordinate secondo le priorità di importanza e di scadenze. Se diventano la regola, c’è qualcosa che non va e devi pianificare meglio il tuo tempo.
  • Qualità. Le cose importanti vanno pianificate a breve, media e lunga scadenza. Ricerche, progetti per nuovi prodotti, studio di nuovi mercati, ma anche attività di routine ben gerarchizzate e ben pianificate con le loro scadenze naturali, contribuiscono alla qualità dell’organizzazione, dell’innovazione, della produzione. Tutte le attività della giornata, della settimana, del mese dovrebbero avere il loro giusto livello di importanza e la loro giusta scadenza. Quindi questo dovrebbe essere il quadrante più affollato.
  • Spesso si richiede con urgenza qualcosa che potrebbe tranquillamente esser fatto entro un paio di giorni o di settimane. Dire che è tutto urgente è come gridare “al lupo, al lupo”. Quando il lupo, o l’urgenza, arrivano veramente, nessuno ci crede più. Spesso diamo la precedenza a cose futili, a scapito di cose più importanti. E’ tipico di chi consulta continuamente l’email o la pagina social.
  • Se stiamo facendo qualcosa di trascurabile, senza una scadenza di consegna, possiamo chiederci se vale la pena fare questa cosa, o non è meglio dedicarsi ad altro. Se non usiamo uno strumento o una pratica per più di due mesi, è meglio eliminarlo e lasciare sul tavolo solo ciò che usiamo più spesso. La stessa cosa va fatta con la nostra agenda.

Le attività che non producono effetti, anche se sono piacevoli o rilassanti, vanno eliminate a meno che in quel momento non vogliamo proprio rilassarci un po’. Ma spesso una cosa banale ci impedisce di fare una cosa più piacevole.